Nhà tuyển dụng nên lưu giữ tất cả các tài liệu liên quan đến công việcnhư hồ sơ tuyển dụng, đánh giá hiệu suất, hành động kỷ luật và mô tả công việc trong hồ sơ nhân sự chung của nhân viên. … Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ (ADA) cấm người sử dụng lao động đưa thông tin y tế vào hồ sơ nhân sự chung của nhân viên.
Những tài liệu nào cần được lưu giữ trong hồ sơ nhân sự của nhân viên?
Những gì cần lưu giữ trong hồ sơ nhân sự
- mô tả công việc cho vị trí.
- đơn xin việc và / hoặc sơ yếu lý lịch.
- đề nghị tuyển dụng.
- IRS Biểu mẫu W-4 (Giấy chứng nhận Trợ cấp Khấu trừ của Nhân viên)
- biên nhận hoặc xác nhận có chữ ký của sổ tay nhân viên.
- đánh giá hiệu suất.
- biểu mẫu liên quan đến quyền lợi của nhân viên.
Những tài liệu nào không nên lưu trong hồ sơ nhân sự?
Ví dụ về các mục không nên có trong hồ sơ nhân sự là:
- Hồ sơ trước khi tuyển dụng (trừ hồ sơ và sơ yếu lý lịch)
- Chứng từ giao dịch chấm công hàng tháng.
- Khiếu nại tố cáo, ghi chú được tạo ra từ các cuộc điều tra khiếu nại về phân biệt đối xử không chính thức, Thanh tra hoặc Khí hậu trong khuôn viên trường.
Những gì được lưu giữ trong hồ sơ nhân sự?
Hồ sơ nhân sự thường chứa các tài liệumà nhân viên đã xem xétvà vì vậy họ đã quen thuộcvới nội dung của chúng. Điều này bao gồm các tài liệu như đơn xin việc, đánh giá hiệu suất, thư công nhận, hồ sơ đào tạo và các biểu mẫu liên quan đến chuyển giao và thăng chức.
Có nên lưu các ghi chú phỏng vấn trong hồ sơ nhân sự không?
Trong các cuộc phỏng vấn xin việc, bạn (hoặc người quản lý tuyển dụng) có thể sẽ ghi chú về ứng viên. … Vì những ghi chú này liên quan đến quyết định tuyển dụng của bạn, chúng phải được lưu giữ ít nhất một năm, theo quy định của Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng. Tuy nhiên,họ không cần phải lưu trong hồ sơ nhân sự.
